Artykit

Diriger et participer à la création d’un produit et à sa promotion, à destination d’un public souhaitant pouvoir pratiquer l’art facilement depuis chez soi.

Thème

Art, Pratique artistique, Création de produit

Rôle

Cheffe de projet, Gestion de projet et Directrice artistique

Missions

Gestion d’équipe et de projet
Direction artistique et supervision équipe marketing

0. Contexte

Le projet Artykit faisait partie de l’association Arty, une association créative et inclusive. Arty est un média créatif qui partage du contenu sur les ateliers créatifs de la ville de Lyon & ses alentours, et qui propose aussi des ateliers créatifs manuels à sa communauté.

Artykit se présentera alors comme votre future box artistique trimestrielle. Les box Artykit sont conçues pour créer depuis chez soi, seul ou à plusieurs. Cette box vous invitera à explorer l’Art sous toutes ses formes pour proposer des ateliers uniques qui se veulent personnalisable selon les goûts.

Maintenant, passons un peu plus en coulisses et découvrez le montage de ce projet durant une année. Répondons à la problématique que j’ai récupérée à l’époque : « Comment promouvoir l’art par le biais d’un produit et en faciliter la pratique à la maison ? »

1. Créer une gestion d’équipe efficace

Dès le lancement du projet, ma mission principale a été de structurer l’ensemble de la gestion de projet. J’ai mis en place des outils de planification avec un planning Gantt annuel et un Trello, pour gérer le projet à court terme. De plus, j’ai séquencé par spécialité – marketing ou créatif – pour augmenter la lisibilité de chacun sur ses missions. Tous ces dispositifs mis en place permettent la flexibilité dans l’organisation immédiate sans compromettre l’organisation à long terme.
Afin de cadrer et de rester agile, des rituels sont présents chaque journée dédiée au projet : un le matin pour faire le point sur le travail effectué et donner les missions du jour ainsi qu’un en fin de journée pour prendre la température sur la journée et réaliser un compte-rendu pour les gestionnaires de l’association. Pour compléter, des appels étaient organisés entre deux sessions de travail afin de ne pas perdre le fil.

Sur un côté plus humain, le mot-clé est la communication. En tant que cheffe de projet, j’avais à cœur que chaque membre se sente à sa place et puisse un minimum profiter du projet. La ligne de conduite proposée était d’éviter au maximum les malentendus et d’être la plus claire et concise possible lorsque des missions, des attentes ou des objectifs devaient être donnés. Ce travail a porté ses fruits, à une exception près.

Pour résumer, le quiproquo s’était installé dès le recrutement. Les attendus sur la mission à mener n’avaient pas été suffisamment explicités de mon côté. La membre en question n’a pas voulu faire de vague et a pris sur elle – puis cela a explosé en milieu d’année. N’ayant pas réussi à réinstaurer un dialogue, j’ai demandé aux gestionnaires l’intervention d’une médiatrice afin de pouvoir apaiser les choses et de les rectifier en conséquence. Cette personne a pu être mutée d’équipe et je l’ai doublée avec une personne de confiance, qui a servi à faire l’intermédiaire entre moi et cette personne pour éviter de nouvelles erreurs de communication.

Enfin, en termes d’outils, la centralisation était le socle de notre travail. Pour la communication, l’outil Discord était privilégié. Sa polyvalence portable et ordinateur permettait au groupe de le consulter à tout moment et de faire passer des informations efficacement. Pour le travail, l’outil Google et sa suite étaient privilégiés. Trié par dossiers, il sécurisait nos données et permettait au groupe et à l’association de consulter nos travaux, notamment dans le cadre des communications inter-groupes.

2. Assurer la cohérence du projet dans une structure plus grande

Comme énoncé précédemment, Artykit s’inscrit dans le cadre de l’association Arty, qui fonctionnait avec quatres sous-groupes. Là où Artykit développait le produit, Artywave s’occupait de la direction artistique et du contenu numérique, Artypulse codait le site de l’association et Artymeet mettait en place des ateliers artistiques. Chaque groupe avait donc un référent qui se chargeait de la communication avec les autres groupes. Mon équipe étant divisée en 2 parties, j’étais la référente principale quant à la communication inter-groupes. Exception pour Artywave, où nous avions divisé la tâche avec une collègue du pôle créatif.

Commençons par Artywave. Ils étaient responsables de la charte graphique de l’association. Une fois la charte de l’association créée, nous avons demandé le développement – en collaboration – d’une charte produit spécifique à Artykit. Arty étant concu pour être un média, nous avions du mal avec Artykit à développer une empreinte print et objet avec une charte pensée uniquement pour le numérique. Nous avons pu développer cette charte et affirmer notre positionnement conceptuel : celui d’une box par saison. J’en reparlerai plus tard.

Du côté d’Artypulse, la chose était plus simple : cette équipe développait le site web de l’association, sur lequel se vendraient notamment les futures box. Les choix de l’équipe marketing allaient donc directement se refléter dans les décisions de développement du système de vente. Nous fonctionnions de manière simple : l’équipe de développement nous formulait ses questions et besoins, je transférais la liste à l’équipe marketing afin qu’elles puissent y répondre et j’effectuais le renvoi.

Enfin, nous avons aussi échangé avec Artymeet. Ils étaient en charge de la création d’ateliers en conditions réelles. Nous avons principalement travaillé les points des typologies d’ateliers et leur manière de lier Artymeet à Artykit. Ceci nous a permis d’acter la création de box hors-séries dédiés aux ateliers organisés, permettant à des personnes n’ayant pu se rendre à l’atelier de l’expérimenter chez elles ou de prolonger l’expérience. Nous avons aussi partagé nos recherches concernant les travaux sur les créations des ateliers.

3. Conceptualisation & Direction Artistique

Pour finir, je vais aussi revenir sur mon rôle dans l’équipe créative, de laquelle je faisais partie au sein de ma propre équipe.

D’abord, sur la conceptualisation. Nous avons énormément utilisé l’outil de brainstorming afin de réfléchir ensemble et de créer de l’émulsion d’idées. L’équipe marketing nous accompagnait de temps à autre sur ces phases de réflexion, ce qui aidait aussi à souder l’équipe. Quand les premières décisions se sont fixées, comme celle d’une box trimestrielle, nous avons pu aborder le concept artistique même des box. Après moultes réflexions, nous avons fixé le concept de box saisonnières.

Afin d’assurer une harmonie, nous souhaitions fixer une couleur par saison – elle reviendrait à chaque saison mais avec des directions artistiques différentes. Cette technique permettait aux box de se renouveler sans perdre de vue l’harmonie générale du produit et de l’identité de marque. C’est à ce moment que la collaboration avec Artywave s’est développée, comme expliqué plus haut.

La partie la plus créative allait commencer. Avant de se plonger dans des univers visuels variés, nous nous sommes attribué les saisons et nous les avons associées avec les quatre ateliers que nous avions écrits en amont. J’ai travaillé sur les saisons d’été et d’hiver. Le contraste était parfait pour expérimenter des identités dont je n’avais pas l’habitude. Nous nous sommes fixés des livrables communs, qu’étaient les brandboards, le modèle de box à plat, les motifs en image exploitable. L’harmonisation des livrables assurerait à l’équipe de l’année suivante de reprendre le projet sans problèmes.

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4. Finalités

C’est au terme de cette aventure remplie de challenges que je vous propose de résoudre la problématique de départ, celle de la promotion de l’art par le biais d’un produit. Cette réponse se trouve aux bases du projet : dès que nous avons commencé à travailler sur celui-ci. La mise en place d’une étude de marché et d’une étude de ciblage nous a permis de comprendre qui était notre cible potentielle et d’entrer en empathie avec cette dernière. Le développement du produit et de la gestion d’équipe ont été des suppléments nécessaires pour structurer le projet et lui permettre d’arriver à terme.

Les leçons tirées de ce projet sont multiples, notamment celle de la gestion humaine de l’équipe. À l’avenir, je veillerai à toujours rédiger les rôles, les missions, les attendus en les explicitant le plus possible et à les valider avec son destinataire. Je mettrais également en place une solution de confiance pour les personnes ayant des difficultés à s’exprimer autre qu’une communication directe, afin de pouvoir régler les problématiques lorsqu’elles surviennent.

J’ai beaucoup appris de ce projet – c’est probablement mon premier projet à aussi long terme que j’ai pu mener, sur un an. Aborder de front la gestion de projet, la gestion humaine et la gestion de spécialités multiples – ici de design graphique et de marketing – m’a permis d’y expérimenter de manière concrète. Également, en étant accompagnée de spécialistes dans leur domaine, j’ai pu en apprendre plus sur le marketing, sur son fonctionnement et sur ses outils plus poussés, notamment liés à la vente.

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